บทที่ 1

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรมไมโครซอฟต์เพาเวอร์พอยต์

1.การเรียกใช้งานโปรแกรม

1.1 การเปิดโปรแกรม

การเปิดโปรแกรมสามารถทำได้ด้วยวิธีง่ายๆ คือดับเบิลคลิกที่ไอคอนชอร์ตคัต Power Point บนเดสก์ท็อป หรือ เรียกจากปุ่ม Start ตรงทาสก์

ดังนี้

1. คลิกที่ปุ่ม Start > Programs >  Microsoft office > Microsoft office Power Point

2. ผู้ใช้สามารถสร้างไอคอนชอร์ตคัตบนเดสก์ท็อปด้วยการเลือกปุ่ม  Start > Programs > Microsoft office > Microsoft office Power

Point  โดยคลิกขวาที่  Microsoft office   Power Point   จะได้คำสั่งลัด   เลือกคำสั่ง  Create  Shortcut

3. จะไดไอคอน  Microsoft office   Power Point

4.  คลิกเมาส์และลาก Microsoft office   Power Point  มาไว้ที่เดสก์ท็อป

5.  ดับเบิลคลิกที่ Microsoft office   Power Point  บนเดสก์ท็อปเพื่อเปิดโปรแกรมขึ้นมาใช้งาน

6.  ถ้าไม่ต้องการไอคอนชอร์ตคัตให้คลิกขวาที่ไอคอนเมนูลัด  เลือกคำสั่ง Delete

1.2 . ส่วนประกอบของหน้าจอ  Power Point

เมื่อเปิดโปรแกรมขึ้นมาจะได้หน้าจอ  Power Point  ซึ่งมีส่วนประกอบดังนี้

ชื่อ                                                               รายละเอียด

1. แถบชื่อเรื่อง (Title Bar) บอกชื่อโปรแกรมและชื่อเอกสารที่เปิดใช้งาน

2. ปุ่ มควบคุมหน้าต่างโปรแกรม (Control Buttons)ใช้ควบคุมการทำงานของโปรแกรม

3. แถบเมนูคำสั่ง (Menu Bar) แสดงเมนูคำสั่งต่างๆ ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ

4. แถบเครื่องมือมาตรฐาน (Standard) แถบเครื่องมือหลักสำหรับจัดการกับไฟล์ และอื่นๆ

5. แถบเครื่องมือจัดรูปแบบ (Formatting) แถบเครื่องมือสำหรับจัดการกับข้อความ ตัวอักษร

6. บานหน้าต่างเค้าร่าง (Outline) แสดงงานนำเสนอแบบเค้าร่าง

7. แถบมุมมอง (View) สำหรับมุมมองการนำเสนองาน

8. แถบเครื่องมือรูปวาด (Drawing) สำหรับวาดภาพและจัดการกับภาพ

9. แถบสถานะ (Status Bar) แสดงสถานะเกี่ยวกับการพิมพ์ เช่น บรรทัด คอลัมน์

10. พื้นที่สไลด์ (Slide) แผ่นสไลด์

11. พื้นที่สำหรับพิมพ์ข้อความ สำหรับพิมพ์ข้อความ

12. บานหน้าต่างงาน (Task Pane) เป็นแถบเครื่องมือช่วยงานทั่วไป เช่น การค้นหา การแทรกภาพ

13. กล่องควบคุมเมนู (Control Menu Box) กล่องควบคุมการทำงานของหน้าต่างงาน

1.3.การเรียกใช้เมนูบาร์และทูลบาร์

เมนูบาร์ (Menu Bar) เป็นแถบที่บรรจุรายการคำสั่งสำหรับจัดการกับงานนำเสนอทั้งหมดซึ่งประกอบด้วยเมนูหลัก ดังนี้

แฟ้ม

แก้ไข

มุมมอง

แทรก

รูปแบบ

เครื่องมือ

การนำเสนอภาพนิ่ง

หน้าต่าง

วิธีใช้

แฟ้ม (File) ใช้จัดการเกี่ยวกับแฟ้มข้อมูล เช่น การเปิดเอกสาร บันทึกเอกสาร

แก้ไข (Edit) ใช้สำหรับแก้ไขคำหรือข้อความ เช่น การตัด การคัดลอก ฯลฯ

มุมมอง (View) ใช้สำหรับปรับมุมมองกาแสดงผล

แทรก (Insert) ใช้สำหรับแทรกรูปภาพ สัญลักษณ์ วัตถุ ฯลฯ ในเอกสาร

รูปแบบ (Format) ใช้ปรับแต่งรูปภาพข้อความ ย่อหน้า ตัวอักษร

เครื่องมือ (Tools) ใช้ปรับแต่งสภาพแวดล้อมการทำงาน เช่น สะกดคำ วิจัย

การนำเสนอภาพนิ่ง (Slide Show) ใช้สำหรับฉายสไลด์

หน้าต่าง (Window) ใช้จัดการกับหน้าต่างโปรแกรมที่เปิดใช้งานอยู่

วิธีใช้ (Help) ใช้สำหรับขอความช่วยเหลือวิธีใช้งานโปรแกรม

แถบเครื่องมือ หรือ ทูลบาร์ (Tool bar) เป็นแถบที่บรรจุรูปภาพเล็กๆ หรือสัญลักษณ์แทนคำสั่งเพื่อให้ผู้ใช้คำสั่งได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น

โดยปกติเมื่อเปิดโปรแกรมจะพบแถบเครื่องมือ 3ชนิด คือ มาตรฐาน จัดรูปแบบ และ รูปวาด ส่วนแถบเครื่องมืออื่นเรียกใช้ได้โดยคลิกที่คำสั่ง

มุมมอง>แถบเครื่องมือแล้วเลือกแถบเครื่องมือที่ต้องการ

1. แถบเครื่องมือมาตรฐาน (Standard Toolbars) เป็นเครื่องมือหลักที่ใช้จัดการกับเอกสาร เช่น การบันทึก การเปิดงานนำเสนอใหม่ การพิมพ์งานนำเสนอ ฯลฯ

2. แถบเครื่องมือจัดรูปแบบ (Formatting Toolbars) เป็นแถบเครื่องมือที่ใช้จัดการรูปแบบของข้อความและใส่หมายเลขหัวข้อเป็นต้น

1.4. การใช้บานหน้าต่างงาน หรือ ทาสก์เพน (Task Pane)

เมื่อเปิดโปรแกรม Power Point จะพบบานหน้าต่างงานหรือทาสก์เพน(Task Pane) ด้านขวามือของหน้าต่างโปรแกรม

ทาสก์เพนเป็นคุณสมบัตใหม่ของโปรแกรม Power Point ซึ่งมีคุณสมบัติ ดังนี้

1. เปิดไฟล์งานที่เพิ่งเรียกใช้งานไม่นานขึ้นมาใช้ตามรายชื่อที่แสดงไว้

2. เริ่มสร้างผลงานใหม่ โดยคลิกที่คำสั่ง งานนำเสนอใหม่ (Create a New Presentation)

3. ค้นหาแม่แบบ (Temlete) ในเว็บไซต์ จาก Microsoft.com

4. การเรียกใช้ งานนำเสนอใหม่ จะมีงานนำเสนอใหม่ให้เลือก 5 แบบ คือ

- งานนำเสนอเปล่า

- จากแม่แบบการออกแบบ (Design Templete)

- จากตัวช่วยสร้างเนื้อหาอัตโนมัติ (Auto Content Wizard)

- จากงานนำเสนอที่มีอยู่แล้ว เป็นการสร้างไฟล์ในชื่อใหม่เหมือนกับการใช้คำสั่ง บันทึกเป็น (File>Save as)

- จากอัลบั้มรูป

5. ถ้าไม่ต้องการใช้ทาสก์เพนให้คลิกที่ปุ่ม ปิด (Close) ที่มุมบนด้านขวามือของหน้าต่างงาน

1.5  การใช้ไดอะล็อกบ็อกซ์ เปิด (Open)

การใช้ไดอะล็อกบ็อกซ เป็นการเปิด(open)ไฟล์งานที่ได้สร้างไว้แล้วเพื่อนำมาปรับปรุงหรือแก้ไข โดยเรียกใช้ด้วยคำสั่ง

แฟ้ม>(File>Open) หรือคริกทูลบาร์

หรือใช้เป็น(Ctrl+O) จะได้หน้าต่าง ดังนี้

ด้านซ้ายมือของไดอะล็อกบ็อกซ์ Open จะมีปุ่ม 5 ปุ่มสำหรับช่วยในการค้นหาไฟล์และเรียกใช้งานอย่างรวดเร็ว

3.คลิกที่ไฟล์งาน

ปุ่มนี้เรียกว่า Places bar แต่ละปุ่มมีรายละเอียด ดังนี้

1. เอกสารล่าสุดของฉัน ( My Recent Documents) ปุ่มนี้จะแสดงไฟล์งานทั้งหมดที่เพิ่งเปิดไปล่าสุดโดยจะแสดงเป็นไอคอนชอร์ตคัตเปรียบเสมือน

รายการประวัติการเรียกใช้เอกสารต่างๆ

2. เดสก์ท็อป ( Desktop) ปุ่มนี้จะแสดงไอคอนโปรแกรมและเอกสารทั้งหมดที่วางอยู่บนเดสก์ท็อป

3. เอกสารของฉัน (My Documents) ปุ่มนี้แสดงเนื้อหาที่อยู่ในโฟลเดอร์  My Documents ซึ่งเป็นที่รวมงานเอกสารที่กำลังเรียกใช้งานอยู่

4. คอมพิวเตอร์ของฉัน (My Computer) เป็นแหล่งรวมทรัพยากรทั้งหมดของคอมพิวเตอร์เครื่องนั้นๆ

5. ตำแหน่งเครือข่ายของฉัน (My Network Places) เป็นปุ่มที่ใช้แสดงเอกสาร หรือไฟล์งานในระบบเครือข่าย ( Network )

โดยเราจะต้องต่อเชื่อมกับระบบเครือข่าย

การใช้หน้าต่าง เปิด ( Open) มีวิธีการ  ดังนี้

1. คลิกเลือกปุ่มใดปุ่มหนึ่ง ใน    Places bar เช่น เดสก์ท็อป

2. คลิกแถบเลื่อนเพื่อค้นหาไฟล์งาน

3.คลิกที่ไฟล์งาน

4.คลิกปุ่ม เปิด ( Open)

1.6.  การใช้ตัวเลือกการเปิด  (Open Options)

ในการเปิดเอกสารมีตัวเลือกการเปิดพิเศษให้เลือกใช้ซึ่งเหมาะสำหรับการทำงานร่วมกับ ระบบเครือข่ายและการทำงานร่วมกัน

คลิกที่ปุ่มหัวลูกศรด้านขวาสุดของปุ่ม เปิด จะมีตัวเลือก ดังนี้

- เปิด  ใช้สำหรับเปิดเอกสารเดิม ปกติ

- เปิดเพื่ออ่านอย่างเดียว เปิด

เอกสารเพื่อป้องกันไม่ให้บันทึกไฟล์ทับ

ไฟล์เดิม

- เปิดเป็นสำเนา เปิดโดย

สร้างไฟล์สำเนาขึ้นมาใหม่เหมือนต้นฉบับ

1.7. การเปลี่ยนค่าเริ่มต้นของตำแหน่งไฟล์

ในกรณีที่ผู้ใช้ต้องการเปลี่ยนแปลงตำแหน่งการเปิด หรือ การบันทึกไฟล์ เช่น จากฮาร์ดดิสก์

หรือ เครือข่ายอื่นๆ เมื่อเปิดเอกสารหรือบันทึก

เอกสารก็จะดำเนินการตามตำแหน่งที่ระบุไว้

1.คลิกคำสั่ง เครื่องมือ>ตัวเลือก จะได้หน้าต่าง

ตัวเลือก  คลิกที่แท็บ บันทึก

2.ที่คำสั่ง  ตำแหน่งเริ่มต้นของแฟ้ม: ให้คลิกและพิมพ์ใหม่

เช่น C:\เป็นการระบุตำแหน่งให้เริ่มต้นที่ไดรฟ์ C:

2.มุมมองการนำเสนองาน

มุมมองการนำเสนองาน (View a Persentation) เป็นการเลือกลักษณะการแสดงผลของหน้าต่างการนำเสนองาน

การเลือกมุมมองสามารถทำได้โดยการเลือกที่ปุ่มด้านซ้ายสุดของจอภาพเหนือทูลบาร์ รูปภาพ ซึ่งมีปุ่มมุมมองให้เลิกดังนี้

หรือเรียกจากเมนู มุมมอง (View ) ดังนี้

2.1 มุมมองปกติ (Normal View)

เป็นมุมมองสำหรับสร้างงาน ตกแต่ง เขียน แก้ไขข้อความ หรือสร้างบันทึกย่อสำหรับการนำเสนองาน

โดยจะแสดงสไลด์ขนาดใหญ่แต่ละแผ่นพร้อมบทพูดและมีเค้าโครงเนื้อหา การนำเสนองานที่ด้านซ้ายของสไลด์จะมีเค้าโครง (Pane)

แบบต่างๆ ให้เลือกใช้งาน คือ เค้าโครงเค้าร่าง เค้าโครงภาพนิ่ง

มุมมองปกติ

2.2.มุมมองตัวเรียงลำดับภาพนิ่ง (Slide Sorter View)

มุมมองตัวเรียงลำดับภาพนิ่ง   (Slide Sorter View) เป็นมุมมองที่แสดงสไลด์ขนาดเล็กทั้งหหมดทุกสไลด์ โดยแต่ละแผ่นสไลด์จะมีหมายเลข

กำกับไว้ใต้ภาพด้านขวา

มุมมองตัวเรียงลำดับภาพนิ่ง

2.3. มุมมองแสดงสไลด์ (Slide Show View)

เป็นมุมมองที่ใช้สำหรับนำเสนองาน โดยจะแสดงสไลด์เต็มหน้าจอทีละสไลด์ และแสดงเทคนิคต่างๆ ที่ได้สร้างไว้ เช่น ภาพ เสียง แอนิเมชั่น ฯลฯ

เมื่อเลือกมุมมองนี้ที่หน้าจอคอมพิวเตอร์จะแสดงเฉพาะสไลด์ ไม่มีเมนู ทูลบาร์ หรือแถบเครื่องมือต่างๆ

ดังนั้นผู้ใช้จึงต้องเรียนรู้คำสั่งพื้นฐานสำหรับใช้กับมุมมองนี้ 3 วิธีคือ

1.การออกจากสไลด์เพื่อกลับไปยังหน้าจอปกติให้กดแป้น <Esc>

2.คลิกเมาส์ ใช้สำหรับแสดงสไลด์แผ่นถัดไป หรือ แสดงการเคลื่อนไหวอื่นๆ ตามที่ได้สร้างไว้ เมื่อถึงสไลด์สุดท้ายจอภาพจะเป็นสีดำ คลิกเมาส์อีกครั้ง

จะกลับมาที่หน้าจอปกติ

3.คลิกขวาเพื่อเปิด Pop-up เมนู ซึ่งจะมีคำสั่งสำหรับจัดการกับสไลด์ เช่น เลื่อนไปยังหน้าถัดไป สิ้นสุดการนำเสนอ เป็นต้น

มุมมองแสดงสไลด์

2.4. มุมมองหน้าทึกย่อ(Notes Page View)

มุมมองหน้าบันทึกย่อ(Notes Page View) เป็นการแสดงสไลด์และบันทึกข้อความที่ท้ายสไลด์แต่ละแผ่นสำหรับประกอบการบรรยาย มุมมองนี้

จะต้องเรียกใช้ผ่านเมนู มุมมอง> หน้าบันทึกย่อ จะได้หน้าจอดังนี้

3. การบันทึกการนำเสนองาน

การบันทึก (Save) เป็นการจัดเก็บงานนำเสนอหรือไฟล์ข้อมูลไว้ในความทรงจำของคอมพิวเตอร์ ซึ่งจะต้องคอยบันทึกอยู่เรื่อยๆขณะทำงาน

เพราะหากเกิดปัญหาฉับพลัน เช่น ไฟดับ หรือเครื่องเสีย ก็ยังคงมีไฟล์งานเก็บไว้ให้นำมาแก้ไขได้ อย่างไรก็ตาม ในโปรแกรมไมโครซอฟต์ออฟฟิศ 2003

นี้ได้มีการสร้างระบบกู้ไฟล์อัตโนมัติมาให้ เมื่อมีปัญหากับเครื่อง เวลาเปิดโปรแกรมขึ้นมาใช้งาน ระบบกู้ไฟล์ที่ทำงานค้างไว้ขึ้นมาให้ดดยอัตโนมัติ

การบันทึกไฟล์ในครั้งแรก มีวิธีการทำ ดังนี้

1.คลิกที่คำสั่ง แฟ้ม>บันทึกเป็น...(File >Save as...) หรือคลิกปุ่ม บันทึก

2.จะได้ไดอะล็อกบ็อกซ์ บันทึกเป็น ดังนี้

4.การปิดไฟล์และการออกจากโปรแกรม

การปิดไฟล์ มีวิธีการทำเช่นเดียวกับการปิดไฟล์ของโปรแกรมออฟฟิศอื่นๆ ดังนี้

1.คลิกเลือกปุ่ม แฟ้ม > ปิด (File > Close) หรือ

2.คลิกปุ่ม ปิดหน้าต่าง บนแถบเมนูคำสั่ง หรือ

3. ใช้แป้นพิมพ์ <Ctrl> + <W>หรือ <Ctrl> + <F4>

การปิดโปรแกรม มีวิธีการทำ ดังนี้

1. เลือกคำสั่ง แฟ้ม > จบการทำงาน (File > Exit) หรือ

2. คลิกที่ปุ่ม ปิด (Close) หรือ

[

3. ใช้แป้น <Alt> + <F4>

การปิดโปรแกรมถ้ายังไม่มีการบันทึกข้อมูล

โปรแกรมจะแสดงหน้าต่างให้บันทึกไฟล์ ผู้ใช้อาจ

บันทึกหรือยกเลิกไม่บันทึกก็ได้ตามต้องการ