บทที่3

การแก้ไขข้อความและย่อหน้า

1. การแก้ไขข้อความ

1.1     การย้ายและการคัดลอกข้อความ

1.การย้ายข้อความให้คลิกเลือกข้อความที่ต้องการจะย้าย

2.  คลิกคำสั่งแก้ไข > ตัด หรือคำสั่ง <ctrl>+<x>หรือทูลบาร์ ตัด

3.  คลิกตำแหน่งที่จะวางข้อความ

4.  คลิกคำสั่ง  แก้ไข >วาง หรือ <ctrl>+<v>หรือ ทูลบาร์ วาง

5.  การคัดลอกข้อความให้คลิกเลือกข้อความ

6.เลือกคำสั่ง แก้ไข> คัดลอก หรือ <ctrl>+<c>หรือทูลบาร์ คัดลอก

7.      คลิกคำสั่ง แก้ไข>วาง หรือ  <ctrl>+<v> หรือ ทูลบาร์ วาง

8.ใน  power piont 2003 ได้สร้างคลิปบอร์ดทาสก์เพน  ไว้สำหรับบรรจุข้อความที่จะย้ายหรือคัดลอก

ไว้ได้สูงสุด24ข้อความโดยสามารถเรียกด้วยคำสั่งแก้ไข >ออฟฟิศคลิปบอร์ด.จะได้บานหน้าต่างงาน ดังนี้

1.2 การเปลี่ยนแบบตัวอักษร

แบบอักษร (Font) เป็นการปรับเปลี่ยนลักษณะตัวอักษรรูปแบบต่างๆ ให้เหมาะสมกับเนื้อหาการนำเสนอ คือ

1.คลิกระบายข้อความที่ต้องการจะเปลี่ยนแบบอักษร

2.เลือกคำสั่ง รูปแบบ > แบบอักษร

3.จะได้หน้าต่างแบบอักษร ดังนี้

4.เลือกตัวเลือก แบบอักษร ลักษณะแบบอักษรขนาดตัวอักษร และสีตัวอักษร

5.เลือกแบบอักษรลักษณะพิเศษ เช่น ขีดเส้นใต้ ตัวยก ตัวเงา

แบบอักษรใน power piont มีให้เลือกทั้งแบบอักษรภาษาไทยและภาษาลาติน โดยปกติ

จะกำหนดภาษาไทยไว้เป็นแบบมาตรฐาน

1.3 การแก้ไขข้อความในตัวยึด (Placehold)

การแก้ไขข้อความในตัวยึด(placehold) ที่สไลด์โดยตรง ใช้ในกรณี่ที่

- ข้อความใหญ่เกินกว่าที่จะมองเห็นได้ทั้งหมด

- ภายในสไลด์มีภาพกราฟิกที่อาจจะบังข้อความ จำเป็นจะต้องย่อหรือปรับภาพให้เหมาะสม

- ในกรณีที่ต้องการแก้ไขสีพื้นและต้องการแสดงข้อความให้เด่นชัดขึ้น

ิ                   - การเปลี่ยนสี ขนาด เงา และสไตล์ของตัวอักษร

ข้อความและตัวยึดมักจะเกี่ยวข้องหรือโยงกัน ผู้ใช้สามารถคลิกที่เส้นขอบของตัวยึด

ให้เป็นแฮนเดิลขึ้นมา โดยถ้าคลิกเลือกข้อความตัวยึดก็จะแสดงแฮนเดิลขึ้นมา

การแก้ไขข้อความในตัวยึด มีวิธีการทำดังนี้

1.  การย้ายข้อความขึ้นด้านบนหรือลงด้านล่าง ให้คลิกที่รายการด้านบนข้อความที่จะย้าย

2.  ลากเมาส์เลื่อนขึ้น หรือลงจะปรากฏเส้นประวิ่งตามเคอร์เซอร์

3.  ถึงตำแหน่งที่ต้องการแล้วปล่อยเมาส์

การแก้ไขข้อความในตัวยึด มีวิธีการทำดังนี้

1.  การย้ายข้อความขึ้นด้านบนหรือลงด้านล่าง ให้คลิกที่รายการด้านบนข้อความที่จะย้าย

2.  ลากเมาส์เลื่อนขึ้น หรือลงจะปรากฏเส้นประวิ่งตามเคอร์เซอร์

3.  ถึงตำแหน่งที่ต้องการแล้วปล่อยเมาส์

4.  การลบข้อความในตัวยึดให้คลิกที่ขวามือของข้อความแล้วกดแป้น <Delete>   หรือแป้น

5.  การย้ายตัวยึด ให้คลิกค้างไว้ที่เส้นขอบของตัวยึด แล้วลากเมาส์

6.  การคัดลอกตัวยึดให้คลิกเลือกที่ตัวยึดแล้วคลิกคำสั่ง แก้ไข> คัดลอก การวางตัวยึดให้คลิกคำสั่ง  แก้ไข > วาง

7.   การเปลี่ยนขนาดตัวยึดให้คลิกที่ปุ่มแฮนเดิลแล้วลากเมาส์การเปลี่ยนขนาดตัวยึด

ไม่ใช่การเพิ่มขนาดตัวอักษร

8.  การค้นหาคำหรือข้อความ ให้คลิกคำสั่ง แก้ไข>ค้นหา จะได้หน้าต่างสำหรับค้นหาพิมพ์ข้อความ

ที่ต้องการค้นหา  แล้วคลิกปุ่มคำสั่ง ค้นหาถัดไป

9.  คลิกที่ปุ่ม แทนที่ จะได้หน้าต่างสำหรับแก้ไข และแทนที่  แล้วคลิกคำสั่ง  แทนที่ทั้งหมด

(หมายเหตุ : การคันหาและแทนที่ไม่สามารถใช้กับอักษรศิลป์ (WoedArt) ได้)

1.4 การแก้ไขรูปร่างอัตโนมัติ (AutoShapes) และเท็กซ์ (Text Boxes)

ข้อความในรูปร่างอัตโนมัติและเท็กซ์บ็อกซ์มีลักษณะเช่นเดียวกับตัวยึด  เมื่อพิมพ์ข้อความลงในเท็กบ็อกซ์  เท็กซ์บ็อกซ์จะขยาย

ออกตามขนาดข้อความทที่พิมพ์  หรือเวลาลบข้อความที่พิมพ์หรือเวลาลบข้อความเท็กซ์บอกซ์ก็จะย่อเข้าตามความเหมาะสมโดยอัตโนมัติ

อย่างไรก็ตาม ในรูปร่างอัตโนมัติบางอย่างอาจจะมีการปรับข้อความให้เหมาะสม บางข้อความ

อาจจะเกินจากกรอบที่กำหนด จำเป็นจะต้องปรับให้เหมาะสม

การแก้ไขข้อความในรูปร่างอัตโนมัติ มีวิธีการทำ ดังนี้

1.คลิกจวาที่รูปร่างอัตโนมัต

จะได้ เมนูลัด

2.เลือกคำสั่ง จัดรูปแบบรูปร่าง

อัตโนมัติ จะได้หน้าต่าง ดังนี้

3.คลกคำสั่ง ข้อความที่มีการ

ตัดคำในรูปร่างอัตโนมัติ หรือ

4.คลิกคำสั่ง ปรับขนาดรูปร่าง

อัตโนมัตให้พอดีกับข้อความ

5.เสร็จแล้วคลิก ตกลง

ข้อความจะจัดให้พอดีกับรูปร่างอัตโนมัติ

1.5 การแก้ไขเวิร์ดอาร์ต (WordArt)

เวิร์ดอาร์ต(WordArt)หรืออักษรศลป์ ใน PowerPoint คล้ายกับใน Word คือ ถ้าต้างการแก่ไขข้อความ ให้ดับเบิลคลิกที่ข้อความจะได้ดับเบิลคลิก

ที่หน้าต่าง ดังนี้

1.คลิกระบายข้อความ แล้วพิมพ์ข้อความใหม่

2.คลิกเลือกแบบอักษร และขนาดตัวอักษร

3.เลือกลักษณะแบบอักษรเป็น ตัวหนา หรือตัวเอน

4.เสร็จแล้วคลิก ตกลง

1.6 การเพิ่มสัญลักษณ์

สัญลักษณ์ หมายถึง ตัวอักษรพิเศษที่ไม่สามารถพิมพ์ด้วยการพิมพ์ปกติ แต่จะใช้ในบางกรณีเช่น ¥ € ©  ©™   และเป็นต้น

การเพิ่มสัญลักษณ์ มีวิธีการทำ ดังนี้

1.คลิกตำแหน่งที่จะแทรกสัญลักษณ์

2.คลิกที่คำสั่ง แทรก>สัญลักษณ์....

(insert>symbolpower piont)จะเปิดไดอะล็อกบ็อกซ์ ดังนี้

3.คลิกเลือกฟอนต์ที่ windings ปกติจะเป็นฟอนต์ symbol

ี้              4.คลิกเลือกสัญลักษณ์ที่ต้องการ

5.หรือเลือกสัญลักษณืที่เพิ่งใช้ล่าสุดที่รายการด้านล่าง

6.เสร็จแล้ว คลิกปุ่ม แทรก

7.สัยลักษร์จะปรากฏที่สไลด์

1.7 การใช้ตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ(AutoCorrect)

การแก้ไขอัตโนมัติ (AutoCorrect) เป็นคุณสมบัติของ power point ที่ใช้สำหรับแก้ไขคำผิดโดยอัตโนมัติเวลาพิมพ์ข้อความผิดจะมีการแสดง

ข้อความที่ถูกต้องให้

การเลือกตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ มีวิธีการทำ ดังนี้

1.คลิกเลือกคำสั่ง เครื่องมือ>ตัวเลือกแก้ไขอัตโนมัติ

2.จะได้ไดอะล็อกบ็อกซ์ ดังนี้

3.คลิกเลือกรายการสำหรับแก้ไขอัตโนมัติ 5 รายการ คือ

* แก้ไขอักษรนำที่เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ 2 ตัว(correc two initial capitale)เปลี่ยนตัวอักษรสองตัวแรกของคำให้เป็นตัวพิมพ์ใหญ่

* อักษรตัวแรกของประโยชน์เป็นตัวพิมพ์ใหญ่(capitalize first letter of sentences) นิยมใช้ภาษาอังกฤษกรณีที่เริ่มต้นประโยค

หรือกล่าวถึงระยะเวลา

* อักษรแรกของเซลล์ในตารางเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ (capitalize first letter of table cells) เปลี่ยนตัวอักษรตัวแรกของประโยค

ในเซลล์ให้เป็นตัวพิมพ์ใหญ่

* อักษรตัวแรกของชื่อวันเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ (capitalize name of day) เปลี่ยนตัวอักษรตัวแรกของวันที่ให้เป็นตัวใหญ่อัตโนมัติ

* แก้ไขกรณีการกดปุ่ม capd lock key โดยบังเอิญ(correct accidentals use of caps key) เปลี่ยนตัวอักษรให้เป็นแบบเดิม

ในกรณีที่power poin กำหนดให้เป็นแบบมาตรฐาน

4.ตัวเลือกรายการ แทนที่ข้อความขณะพิมพ์ เป็นการกำหนดข้อความให้แทนที่คำสำหรับคำ หรือข้อความที่ยากหรือคำย่อเป็นคำเติม

เช่น ศธ.ย่อมาจาก กระทรวงศึกษาธิการ พิมพ์ที่คำว่าศธ.ในช่อง แทนพิมพ์คำว่ากระทรวงศึกษาธิการ ในทรวงศึกษาธิการ

ในช่อง ด้วย เสร็จแล้วคลิก ตกลง

5.เมื่อพิมพ์คำว่า ศธ. power point จะแก้ไขคำให้เป็น กระทรวงศึกษาธิการโดยอัตโนมัติ

6.เมื่อชี้เมาส์ไปที่คำซึ่งได้สร้างการแก้ไขอัตโนมัติไว้ เช่น กระทรวงศึกษาธิการ ตรงตัวอักษรตัวแรก  ( ก) จะมีกรอบสี่เหลี่ยมเล็กๆ

สีม่วงปรากฏขึ้นใต้ตัวอักษร เลื่อนเมาส์ไปยังกรอบดังกล่าว แล้วคลิกจะได้ตัวเลือกสำหรับแก้ไขรูปแบบอัตโนมัติ

* เปลี่ยนกลับไปเป็น (change back to)เปลี่ยนคำเต็มกลับไปเป็นคำย่อเหมือนเดิม

* หยุดการแก้ไขอัตโนมัติ (stop automatically correcting)ไม่แก้ไขคำที่กำหนด

* ควบคุมตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ (control autocorrect option) แสดงไดอะล็อกบ็อกซ์การแก้ไขอัตโนมัติ

1.8 การใช้ปุ่มSmart Tages

สมาร์ทแท็ก(Smart Tages) เป็นปุ่มขีดเส้นใต้สีม่วงที่ปรากฏอยู่ใต้ตัวอักษร เมื่อเลื่อนเมาส์ไปยังสมาร์ทแท็กจะปรากฏปุ่มและคลิกที่ปุ่มนั้น

จะปรากฏข้อความขึ้นมา

การปรับเลี่ยนตัวเลือกสมาร์ทแท็ก มีวิธีการทำ ดังนี้

1. คลิกที่คำสั่ง เครื่องมือ > ตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ..จะได้ไดอะล็อกบ็อกซ์ การแก้ไขอัตโนมัติ ให้คลิกที่แท็บ สมาร์ทแท็ก

2. คลิกที่ตัวเลือก ทำเครื่องหมายข้อความด้วยสมาร์ทแท็ก

3. คลิกเลือก เช็คบ็อกซ์ที่ต้องการในช่อง ตัวช่วยจำ

4. หากต้องการสร้างสมาร์ทแท็กเพิ่มเติมให้คลิกที่ปุ่ม สมาร์แท็กเพิ่มเติม

5. จะเป็นการเชื่อโยงไปยังโฮมเพจ www.officesmarttages.comสามารถเรียกใช้สมาร์ทแท็กอื่นๆได้

2. การสร้างและจัดรูปแบบย่อหน้า (Paragraph)

ย่อหน้า หรือ Paragraph ประกอบด้วย ระยะกั้นหน้ากั้นหลัง การตั้งแท็บ การจัดวางตัวอักษรหรือข้อความ และระยะห่างระหว่างบรรทัด

แม้ว่าการสร้างงานนำเสนอด้วย PowerPoint  จะไม่ได้พิมพ์ข้อความยาว ๆ เหมือน Word แต่ก็ต้องมีการจัดรูปแบบย่อหน้าให้สวยงาม น่าสนใจ

2.1 คำศัพท์ที่เกี่ยวข้องกันย่อหน้า

ในการจัดย่อหน้ามีคำศัพท์พื้นฐานที่ใช้กันทั่วไป ดังนี้

1.ขอบกระดาษ  (Margin)หมายถึง ระยะห่างระหว่างขอบของพื้นที่ทำงานกับข้อความ ถ้าเป็นตัวยึดหมายถึง ระยะห่างระหว่างขอบของ

ตัวยึดกับข้อความ

2.การเยื้อง  (Indent)  ระยะที่เยื้องข้อความจากขอบซ้ายไปขวา

3.การเยื้องบรรทัดแรก (First line indent)ระยะที่บรรทัดแรกของย่อหน้าจะเยื้องกับข้อความอื่นในย่อหน้า

4..การเยื้องลอย (Hanging indent) ระยะที่บรรทัดแรกห่างจากบรรทัดอื่น ๆ ในย่อหน้า

5.กั้นหน้า (Tab) ระยะที่เคอร์เซอร์หยุดเมื่อกดแป้น <Tab>

6.จัดชิดซ้าย (Left-aligned) จัดให้ทุกบรรทัดชิดซ้าย

7.กึ่งกลาง (Centered) จัดทุกบรรทัดอยู่กึ่งกลาง

8.จัดชิดขวา (Right aligned) จัดทุกบรรทัดชิดขวา

9.ชิดขอบ (Justified) จัดข้อความทั้งซ้ายและขวามือให้เสมอกัน

10.ระยะห่างบรรทัด (Line spacing)   ระยะที่แต่ละบรรทัดในย่อหน้าห่างกัน  แบ่งเป็นบรรทัดก่อนและหลัง

2.2 การใช้ไม้บรรทัด (Ruler)

ไม้บรรทัด (Ruler) ในโปรแกรม PowerPoint เป็นเครื่องมือสำหรับจัดรูปแบบข้อความ ซึ่งมีทั้งไม้บรรทัดแนวตั้งและแนวนอน

ซึ่งมีวิธีการทำดังนี้

1.การเรียกไม้บรรทัดให้คลิกที่ คำสั่ง มุมมอง> ไม้บรรทัด

2.จะได้ไม้บรรทัดดังนี้

3.เมื่อคลิกที่ตัวยึดข้อความ ไม้บรรทัดจะแสดงกั้นหน้า กั้นหลัง และแท็บต่าง ๆ

4.การจัดรูปแบบข้อความย่อหน้าของ PowerPoint ไม่เหมือน Word เพราะข้อความในPowerPoint จะอยู่ในตัวยึดซึ่งในหนึ่งสไลด์

อาจจะมีหลายตัวยึด ดังนั้น แต่ละตัวยึดจะมีย่อหน้าแตกต่างกันจึงมีไม้บรรทัดสำหรับจัดย่อหน้าเฉพาะของแต่ละตัวยึด ซึ่งบนไม้บรรทัด

จะประกอบด้วย

1.ตัวเยื้องบรรทัดแรก (First Line Indent marker)  ใช้สำหรับย้ายข้อความบรรทัดแรกไปด้านซ้ายหรือด้านขวา

2.ตัวเยื้องซ้าย (Left Indent marker)   ใช้ย้ายข้อความไปมาได้ทั้งซ้ายและขวา ยกเว้นบรรทัดแรก

3.ตัวเยื้องลอย  (Hanging Indent marker)    ใช้ย้ายข้อความทั้งบุลเล็ตและตัวอักษรยกเว้นบรรทัดแรก

2.3 การตั้งแท็บ (Tabs)

การตั้งแท้บโดยปกติ PowerPoint จะกำหนดแท็บมาให้โดยอัตโนมัติ เมื่อกดแป้น <Tab> เคอร์เซอร์จะเลื่อนไปยังตำแหน่งที่ตั้งแท็บไว้

อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้ PowerPoint สามารถตั้งแท็บเองได้ ดังนี้

1. คลิกเลือกข้อความที่ตัวยึด

2. คลิกเลือกแท็บที่ต้องการบนปุ่มแท็บของไม้บรรทัด

3. คลิกตำแหน่งที่จะตั้งแท็บ

4.คลิกเมาส์ที่หน้าข้อความ  แล้วกดแป้น <Tab> ข้อความจะเลื่อนไปยังตำแหน่งแท็บ

2.4 การจัดวางข้อความ (Align Text)

การจัดวางข้อความแบ่งออกเป็น 2 ลักษณะ คือ การจัดวางข้อความด้วยการตั้งแท็บ และการจัดข้อความด้วยทูลบาร์จัดรูปแบบ ดังนี้

1. การจัดวางข้อความด้วยการตั้งแท็บมี  4 แบบ ดังนี้

ตำแหน่ง

ไอคอน

คำอธิบาย

ซ้าย

วางข้อความด้านซ้ายของทศนิยม

กลาง

วางข้อความตรงกลางปุ่มแท็บ

ขวา

วางข้อความด้านขวาของแท็บ

ทศนิยม

วางข้อความตรงกับทศนิยม

2. การจัดข้อความด้วยทูลบาร์จัดรูปแบบ  มีตัวเลือก ดังนี้

จัดชิดซ้าย  (Lift-Align)  คลิกที่ข้อความ และคลิกปุ่มจัดชิดซ้าย

กึ่งกลาง  (Center)  คลิกที่ข้อความแล้วคลิกที่ปุ่มกึ่งกลาง

จัดชิดขวา  (Right-Alight)  เลือกข้อความแล้วคลิกที่ปุ่มจัดชิดขวา

กระจาย  (Justify)  เลือกข้อความแล้วคลิกที่ปุ่มกระจาย

2.5 การจัดระยะห่างระหว่างบรรทัด (Line Spacing)

การกำหนดระยะห่างระหว่างบรรทัดมีวิธีการจัด 2 แบบ คือ ระยะห่างของบรรทัดภายในย่อหน้าและ ระยะห่างระหว่างสองย่อหน้า

มีวิธีการจัด ดังนี้

1. การจัดระยะห่างภายในย่อหน้า ใช้ในกรณีที่ต้องการปรับข้อความในตัวยึด   เท็กซ์บ็อกซ์หรือ รูปร่างอัตโนมัติให้มีช่วงห่างที่เหมาะสม

โดยไม่ต้องปรับขนาดตัวอักษร ให้คลิกเลือกข้อความและเลือกคำสั่ง  รูปแบบ > ระยะห่างบรรทัด

2. คลิกเลือกคำสั่ง ระยะห่างบรรทัด.....

3. เลือกระยะห่างเป็น บรรทัด หรือพอยท์

4. คลิกเลือกคำสั่ง  แสดงตัวอย่าง เพื่อตรวจสอบตัวอย่างก่อนใช้งานจริง

5. คลิกปุ่ม ตกลง

6. ตัวอย่างระยะห่างบรรทัดในย่อหน้า

7. การกำหนดระยะห่างระหว่างสองย่อหน้า ทำได้โดยการกำหนดตัวเลือก ก่อนย่อหน้า และ หลังย่อหน้าที่ไดอะล็อกบ็อกซ์ระยะห่างบรรทัด

8. คลิก แสดงตัวอย่าง

9. คลิก ตกลง

10. ตัวอย่างการจัดย่อหน้าที่สร้างเสร็จแล้ว