บทที่ 5

การสร้างแผนภูมิ ตาราง และผังองค์กร

1.การสร้างแผนภูมิ หรือ กราฟ (Graph) ใน PowerPoint

การนำเสนอข้อมูลมีเป้าหมายหลัก คือ ให้ผู้ชมมีความรู้

ความเข้าใจเนื้อหาซึ่งบางครั้งอาจเป็นข้อมูลเชิงตัวเลข หรือสถิติ

เช่น ปริมาณยอดขาย

เปรียบเทียบ การเจริญเติบโตของบริษัท และสถิติของ

ประชากร เป็นต้น ข้อมูลเหล่านี้ หากเขียนเป็นรายงานจะยาวมาก

และไม่น่าสนใจจึงต้องนำมาสร้าง

เป็นแผนภูมิหรือกราฟ เพื่อให้การนำเสนอรายงานน่าสนใจ

มากยิ่งขึ้น

1.1 ลักษณะทั่วไปของแผนภูมิ

แผนภูมิมีหลายแบบ   แต่ละรูปแบบอาจจะมีรูปร่างลักษณะ

ไม่เหมือนกัน แต่โดยทั่วไปแผนภูมิจะมีองค์ประกอบพื้นฐาน

เหมือนกัน  ดังนี้

1.2 การสร้างแผนภูมิ

แผนภูมิที่เป็นมาตรฐานสำหรับงานนำเสนอ คือ แผนภูมิแท่ง เพราะเป็นแผนภูมิที่สามารถแสดงข้อมูลแบบมูลค่าเปรียบเทียบความมากน้อย

จึงเหมาะกับการนำเสนองานทั่วไป

การสร้างแผนภูมิ มีขั้นตอนดังนี้

1. คลิกที่คำสั่ง แทรก >  แผนภูมิ

2. หรือคลิกที่ทูลบาร์ แทรกแผนภูมิ (          )

3. หรือคลิกเค้าร่างแผนภูมิที่บานหน้าต่างงาแล้วเลือก แทรกแผนภูมิ

4. จะได้กราฟหรือแผนภูมิขึ้นมา พร้อมกับแผ่นข้อมูล (Data Sheet) สำหรับแก้ไขข้อมูล

5. การแก้ไขข้อมูล ให้เลื่อนเมาส์ไปคลิเซลล์ที่ต้องการ แล้วพิมพ์ทับข้อมูลเดิม

6. เสร็จแล้วคลิกพื้นที่ว่าง ๆ จะกลับสู่ Power Point ปกติพร้อมแผนภูมิที่สร้างไว้

1.3   การแก้ไขข้อมูลในแผ่นข้อมูล (Data Sheet)

ในกรณีที่ต้องการปรับแก้ เพิ่มเติม ลบ หรือย้ายข้อมูลที่

สร้างไว้แล้ว ก็สามารถทำได้ดังนี้

1. ดับเบิลคลิกที่แผนภูมิจะเข้าสู่หน้าต่างสำหรับแก้ไขแผนภูมิ

( หน้าจอ Power Point จะเปลี่ยนไปเป็นหน้าจอสำหรับสร้างและแก้ไขแผนภูมิโดยเฉพาะ)

2. แก้ไขข้อมูล โดยคลิกที่เซลล์ แล้วพิมพ์ข้อมูลใหม่

3. เมื่อกดแป้น <Enter>แผนภูมิจะแสดงผลข้อมูลทันที

4. ถ้าต้องการปิดแผ่นข้อมูลให้คลิกที่ปุ่ม ปิด ( Close ) ที่ขวามือของแผ่นข้อมูล

5. การเรียกแผ่นข้อมูลออกมาให้คลิกที่ทูลบาร์ แสดงแผ่นข้อมูล

6. การเปลี่ยนรูปแบบตัวเลข ทำได้โดยคลิกหรือลากเมาส์คลุมตัว

เลขที่ต้องการแก้ไข

7. คลิกขวาจะได้เมนูลัด เลือกคำสั่งตัวเลข จะได้ไดอะล็อกบ็อกซ์

การจัดรูปแบบตัวเลข

8. เลือกรูปแบบตัวเลขที่ต้องการแล้วคลิก ตกลง

9. การเปลี่ยนรูปแบบตัวอักษร คลิกเลือกข้อความ คลิกขวาเรียกเมนูลัด แล้วเลือกคำสั่ง แบบอักษร

10. จะได้หน้าต่างแบบอักษร

11. คลิกเลือกแบบอักษร เช่น  Arial เลือกลักษณะแบบอักษร ตัวหนา เลือกขนาดตัวอักษรเป็น 16

12. คลิกเลือกตัวเลือกอื่นๆ จนครบ แล้วคลิก ตกลง

13. ถ้าแผ่นข้อมูลแสดงข้อมูลไม่พอให้คลิกที่เส้นขอบของแผ่นข้อมูลค้างไว้ แล้วลากเมาส์ ขยายออกจนได้ขนาดที่ต้องการ แล้วปล่อยเมาส์

1.4   การนำเข้าแฟ้มข้อมูล ( Data Sheet )

ในบางครั้งผู้ใช้อาจมีไฟล์ข้อมูลที่สร้างเตรียมไว้แล้ว เช่น

โปรแกรม Excel  สามารถนำมาสร้างแผนภูมิได้ทันที

โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่          การนำเข้าแฟ้มข้อมูล มีวิธีการทำ ดังนี้

1. ดับเบิลคลิกที่แผนภูมิที่สร้างไว้แล้ว หรือสร้างแผนภูมิใหม่

2. จะเข้าสู่หน้าต่างแผนภูมิ

3. เลือกคำสั่ง แก้ไข > นำเข้าแฟ้ม

4. คลิกเลือกโฟลเดอร์ และไดรฟ์ที่เก็บไฟล์งาน เช่น เดสก์ท็อป

5. คลิกเลือกไฟล์ แล้วคลิก เปิด

6. จะได้ตัวเลือกการนำเข้าข้อมูล

7. เลือกตัวเลือกที่ต้องการ แล้วคลิก ตกลง

8. จะได้แผนภูมิตามที่กำหนดไว้

1.5   การเปลี่ยนชนิดของแผนภูมิ

แผนภูมิมาตรฐานที่ Power Point สร้างให้ คือ แผนภูมิแท่งแนวตั้ง ( Column Chart ) ยังมีแผนภูมิรูปแบบอื่นให้เลือกใช้อีกมาก

การเปลี่ยนรูปแบบแผนภูมิ มีขั้นตอนการทำ ดังนี้

1. คลิกขวาที่เส้นขอบแผนภูมิ จะได้เมนูลัด เลือกเมนู ชนิดแผนภูมิ ( Chart )

2. หรือ คลิกที่แผนภูมิ แล้วเลือกคำสั่ง แผนภูมิ > ชนิดแผนภูมิ

3. จะได้ ชนิดแผนภูมิ ดังนี้

4. คลิกที่แท็บ ชนิดมาตรฐาน จะมีชนิดแผนภูมิให้เลือก 14 แผนย่อย

5. คลิกที่แท็บ ชนิดกำหนดเอง จะมีชนิดแผนภูมิให้เลือก 20 แบบ

6. แผนภูมิแต่ละชนิดมีความเหมาะสมกับงานนำเสนอต่างกันโดยมีรายละเอียด ดังนี้ (มีต่อ)

2. การแทรกไดอะแกรม (Diagrams)

ไดอะแกรม (Diagrams)  เป็นการใช้ภาพหรือรูปทรงต่าง ๆ

เช่น สี่เหลี่ยม สามเหลี่ยม วงกลม ฯลฯ            แล้วมีเส้นเชื่อมต่อกัน

เพื่อแสดงความสัมพันธ์ระหว่างองค์ประกอบต่าง ๆ

PowerPoint    ได้ออกแบบไดอะแกรมไว้ 6 ประเภทดังนี้

2.1. แผนผังองค์กร (Organization Chart)

ใช้สำหรับแสดงลำดับชั้นของสายการบังคับบัญชาของ

องค์กรหรือหน่วยงาน  การสร้างแผนผังองค์กร มีวิธีการทำ ดังนี้

1. คลิกตำแหน่งที่ต้องการจะแทรกแผนผังองค์กร

2. คลิกเลือกคำสั่ง แทรก >ไดอะแกรม  หรือคลิกที่แถบ

เครื่องมือ ไดอะแกรม              ที่ทูลบาร์รูปวาด

หรือคลิกที่ไอคอนไดอะแกรมบนเค้าโครงเนื้อหา

3. จะได้ที่เก็บไดอะแกรม คลิกเลือก แผนผังองค์กร แล้ว

คลิก ตกลง จะได้หน้าต่าง ดังนี้

4. พิพม์ข้อความ โดยคลิกที่  คลิกเพื่อเพิ่มข้อความ  (Click to add text)

5. เพิ่มตำแหน่ง หรือระดับย่อยโดยคลิกขวาที่ผังองค์กร   แล้วคลิกคำสั่ง ระดับย่อย

6. คลิกคำสั่ง  คนทำงานร่วม หมายถึง การเพิ่มผังงานในระดับเดียวกัน ผู้ช่วย จะเพิ่มกล่องทางซ้ายมือ

7. คำสั่ง ลบ เป็นการลบผังองค์กรที่เลือกไว้

8. เพิ่ม เค้าโครง เป็นแบบต่าง ๆ

9. เลือกคำสั่ง เลือก เพื่อปรับเปลี่ยนระดับ สาขา ผู้ช่วยทั้งหมดและเส้น

10. ถ้าต้องการใช้แผนผังองค์กรที่  PowerPoint เตรียมไว้ คลิกที่

ทูลบาร์ จัดรูปแบบอัตโนมัติ  จะได้ไดอะล็อกบ็อกซ์  ที่เก็บลักษณะ    ของไดอะแกรม

11. คลิกเลือกแบบที่ต้องการ เช่น สี 3 มิติ

12. คลิก นำไปใช้  ผู้ใช้สามารถปรับแต่งสี ตัวอักษร เส้นขอบ และลวดลายต่าง ๆ ในแผนผังองค์กรได้เหมือนการสร้าง

เท็กซ์บ็อกซ์ทั่วไป

2.2 การสร้างไดอะแกรมวงกลม (Cycle Diagram)

เป็นไดอะแกรมสำหรับแสดงกระบวนการที่ทำกันต่อเนื่อง

ตามลำดับ และวนกลับมาเริ่มกระบวนการเดิมอีกครั้ง  มีวิธีการสร้าง

ดังนี้

1. คลิกที่ไดอะแกรมวงกลม บนที่เก็บไดอะแกรมแล้วคลิก  ตก

ลง จะได้ไดอะแกรม  ดังนี้

2. คลิกที่ตัวเลือก คลิกเพื่อเพิ่มข้อความ  พิมพ์ข้อความ

3. การเพิ่มไดอะแกรม  คลิกที่ทูลบาร์  แทรกรูปร่าง

4. การเลือกรูปแบบอัตโนมัติ   คลิทูลบาร์  จัดรูปแบบอัตโนมัติ  แล้วเลือกรูปแบบที่ต้องการ คลิก นำไปใช้

5. คลิกขวาที่ไดอะแกรมเพื่อลบ  แก้ไข  หรือแทรกรูปภาพ

2.3 การสร้างไดอะแกรมรัศมี (Radial Diagram)

การสร้างและการแก้ไขมีลักษณะเดียวกันกับ ไดอะแกรมวงกลม

2.4 การสร้างไดอะแกรมพีรามีด (Pyramid)

ใช้แสดงความสัมพันธ์ของไดอะแกรมแรกที่อยู่ด้านล่าง

กับไดอะแกรมชั้นบนต่อเนื่องกันไปจนถึงชั้นสูงสุด

2.5 การสร้างไดอะแกรมเวนน์ (Venn)

แสดงความสัมพันธ์ที่มีความทับซ้อนกัน

2.6 การสร้างไดอะแกรมเป้าหมาย (Target)

ใช้สำหรับแสดงลำดับชั้นหรือขั้นตอนการปฏิบัติงานสู่เป้าหมาย